V. ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ, ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
5.1. Регистрация документов.
5.1.1. Прием документов системы ведения реестра осуществляется отдельно от иных документов, поступающих в Общество.
Время приема и выдачи документов устанавливается приказом Генерального директора с учетом требований действующего законодательства РФ, но не может составлять менее чем 4 часа каждый рабочий день.
Время приема и выдачи документов устанавливается приказом Генерального директора с учетом требований действующего законодательства РФ, но не может составлять менее чем 4 часа каждый рабочий день.
5.1.2. Документы могут быть предоставлены лично зарегистрированным лицом или его уполномоченным представителем, лицом, включенным в список лиц Общества, имеющих право на получение информации из реестра, или представителем уполномоченного государственного органа, в том числе средствами почтовой связи. Установление личности лица, предоставившего в Общество документы, производится на основании документа, удостоверяющего личность.
5.1.3. При предоставлении документов обратившимся лицом лично, ему выдается документ, подтверждающий факт приема документов (акт приема-передачи) или делается отметка о приеме на копии предоставленного документа.
5.1.4. Все документы, связанные с реестром, поступающие в Общество, подлежат регистрации в журнале учета входящих документов. На каждом принятом документе специалист по ведению реестра проставляет отметку о регистрации, которая содержит входящий номер по журналу учета входящих документов и дату приема.
5.1.5. Зарегистрированные документы не подлежат возврату. В исключительных случаях, по личному заявлению лица могут быть возвращены зарегистрированные оригиналы свидетельства о смерти, свидетельства о праве на наследство, свидетельства о браке с заменой на их нотариальные копии.
5.2. Обработка документов.
5.2.1. При поступлении в Общество распоряжений и иных документов, связанных с ведением реестра:
Специалист, осуществляющий функции по ведению реестра:
- осуществляет проверку полномочий обратившегося лица;
- осуществляет проверку подлинности подписи зарегистрированного лица или уполномоченного представителя;
- осуществляет проверку комплектности документов;
- выдает обратившемуся лицу по его требованию подтверждение приема документов;
- в «Журнале учета входящих документов» регистрирует факт поступления документов и факт отправки исходящих документов (ответов);
- осуществляет проверку правильности оформления документов;
- исполняет распоряжение (проводит операцию в системе ведения реестра) или подготавливает письменный отказ;
- осуществляет запись в «Регистрационном журнале» при проведении операций на лицевых счетах зарегистрированных лиц и Общества;
- архивирует полученные документы;
- при необходимости - выдает соответствующие документы обратившемуся лицу.
Генеральный директор Общества:
- контролирует правильность и обоснованность внесения записей в Реестр;
- подписывает документы, выдаваемые из системы ведения реестра, и скрепляет подпись печатью Общества.
Специалист, осуществляющий функции по ведению реестра:
- осуществляет проверку полномочий обратившегося лица;
- осуществляет проверку подлинности подписи зарегистрированного лица или уполномоченного представителя;
- осуществляет проверку комплектности документов;
- выдает обратившемуся лицу по его требованию подтверждение приема документов;
- в «Журнале учета входящих документов» регистрирует факт поступления документов и факт отправки исходящих документов (ответов);
- осуществляет проверку правильности оформления документов;
- исполняет распоряжение (проводит операцию в системе ведения реестра) или подготавливает письменный отказ;
- осуществляет запись в «Регистрационном журнале» при проведении операций на лицевых счетах зарегистрированных лиц и Общества;
- архивирует полученные документы;
- при необходимости - выдает соответствующие документы обратившемуся лицу.
Генеральный директор Общества:
- контролирует правильность и обоснованность внесения записей в Реестр;
- подписывает документы, выдаваемые из системы ведения реестра, и скрепляет подпись печатью Общества.
5.2.2. Порядок проверки подлинности подписи. При приеме документов, являющихся основаниями для осуществления операций в реестре, Специалист производит проверку подписи.
Если документ предоставляет непосредственно зарегистрированное лицо, подписавшее документ, специалист удостоверяет его подпись проверкой документа, удостоверяющего личность, делает соответствующую отметку на представленном документе.
Если документ представляет уполномоченное лицо - Специалист удостоверяет его личность, проверяет доверенность или иной документ, подтверждающий соответствующие полномочия.
Если документ предоставлен иным способом, Специалист осуществляет сверку подписи с образцом, имеющимся в анкете зарегистрированного лица.
Если Анкета отсутствует, и документ не представлен лицом, его подписавшим, Специалист вправе требовать нотариального заверения подписи на документах, связанных с осуществлением операций по лицевым счетам. Подпись на иных документах может быть заверена любым другим способом, предусмотренным действующим законодательством РФ.
Подпись уполномоченного должностного лица государственного органа должна быть заверена печатью этого органа.
Если документ предоставляет непосредственно зарегистрированное лицо, подписавшее документ, специалист удостоверяет его подпись проверкой документа, удостоверяющего личность, делает соответствующую отметку на представленном документе.
Если документ представляет уполномоченное лицо - Специалист удостоверяет его личность, проверяет доверенность или иной документ, подтверждающий соответствующие полномочия.
Если документ предоставлен иным способом, Специалист осуществляет сверку подписи с образцом, имеющимся в анкете зарегистрированного лица.
Если Анкета отсутствует, и документ не представлен лицом, его подписавшим, Специалист вправе требовать нотариального заверения подписи на документах, связанных с осуществлением операций по лицевым счетам. Подпись на иных документах может быть заверена любым другим способом, предусмотренным действующим законодательством РФ.
Подпись уполномоченного должностного лица государственного органа должна быть заверена печатью этого органа.
5.2.3. Последующая обработка документов. После внесения записи в систему ведения реестра и/или выдачи информации из системы ведения реестра на основании предоставленных документов на документе ставится отметка об исполнении.
В случае принятия решения об отказе от внесения записи в реестр, на документе проставляется отметка об отказе в исполнении и формируется Уведомление об отказе от внесения записи в реестр.
После обработки документы системы ведения реестра с отметками об исполнении или отказе в исполнении передаются в архив Общества.
В случае принятия решения об отказе от внесения записи в реестр, на документе проставляется отметка об отказе в исполнении и формируется Уведомление об отказе от внесения записи в реестр.
После обработки документы системы ведения реестра с отметками об исполнении или отказе в исполнении передаются в архив Общества.
5.2.4. Основания для отказа в проведении операции.
Специалист обязан подготовить и представить на подписание Генеральному директору письменный отказ от внесения записей в реестр в следующих случаях:
- не предоставлены все документы, необходимые для внесения записей в реестр в соответствии с Положением и настоящими Правилами;
- предоставленные документы не содержат всей необходимой в соответствии с Положением и настоящими Правилами информации либо содержат информацию не соответствующую имеющейся в документах, предоставленных при открытии лицевого счета;
- операции по счету зарегистрированного лица, в отношении которого предоставлено распоряжение о списании ценных бумаг, блокированы;
- в реестре отсутствует анкета зарегистрированного лица с образцом его подписи, документы не предоставлены лично зарегистрированным лицом, подпись на Распоряжении не заверена одним из предусмотренных в Положении и настоящими Правилами способом;
- имеются существенные и обоснованные сомнения в подлинности незаверенной подписи на документах, когда документы не предоставлены лично зарегистрированным лицом, передающим ценные бумаги или его уполномоченным представителем;
- в реестре не содержится информация о лице, передающем ценные бумаги и (или) о ценных бумагах, в отношении которых предоставлено распоряжение о внесении записей в реестр и отсутствие этой информации не связано с ошибкой, допущенной Специалистом по ведению реестра;
- количество ценных бумаг, указанных в распоряжении или ином документе, являющимся основанием для внесения записей в реестр, превышает количество ценных бумаг, учитываемых на лицевом счете зарегистрированного лица.
Специалист не вправе принимать передаточное (залоговое) распоряжение в случае не предоставления документов, необходимых для открытия лицевого счета в соответствии с Положением.
Отказ от внесения записи в реестр по иным основаниям не допускается. В случае отказа от проведения операции Общество не позднее пяти дней с даты предоставления Распоряжения о внесении записи в реестр направляет обратившемуся лицу мотивированное уведомление об отказе от внесения записи, содержащее причины отказа и действия, которые необходимо предпринять для устранения причин, препятствующих внесению записи в реестр.
Специалист обязан подготовить и представить на подписание Генеральному директору письменный отказ от внесения записей в реестр в следующих случаях:
- не предоставлены все документы, необходимые для внесения записей в реестр в соответствии с Положением и настоящими Правилами;
- предоставленные документы не содержат всей необходимой в соответствии с Положением и настоящими Правилами информации либо содержат информацию не соответствующую имеющейся в документах, предоставленных при открытии лицевого счета;
- операции по счету зарегистрированного лица, в отношении которого предоставлено распоряжение о списании ценных бумаг, блокированы;
- в реестре отсутствует анкета зарегистрированного лица с образцом его подписи, документы не предоставлены лично зарегистрированным лицом, подпись на Распоряжении не заверена одним из предусмотренных в Положении и настоящими Правилами способом;
- имеются существенные и обоснованные сомнения в подлинности незаверенной подписи на документах, когда документы не предоставлены лично зарегистрированным лицом, передающим ценные бумаги или его уполномоченным представителем;
- в реестре не содержится информация о лице, передающем ценные бумаги и (или) о ценных бумагах, в отношении которых предоставлено распоряжение о внесении записей в реестр и отсутствие этой информации не связано с ошибкой, допущенной Специалистом по ведению реестра;
- количество ценных бумаг, указанных в распоряжении или ином документе, являющимся основанием для внесения записей в реестр, превышает количество ценных бумаг, учитываемых на лицевом счете зарегистрированного лица.
Специалист не вправе принимать передаточное (залоговое) распоряжение в случае не предоставления документов, необходимых для открытия лицевого счета в соответствии с Положением.
Отказ от внесения записи в реестр по иным основаниям не допускается. В случае отказа от проведения операции Общество не позднее пяти дней с даты предоставления Распоряжения о внесении записи в реестр направляет обратившемуся лицу мотивированное уведомление об отказе от внесения записи, содержащее причины отказа и действия, которые необходимо предпринять для устранения причин, препятствующих внесению записи в реестр.
5.3.Порядок хранения документов в Архиве и порядок доступа к Архиву
Хранение документов системы ведения реестра осуществляется в сейфе или металлическом шкафу в закрытом помещении. Доступ к документам строго ограничен.
Хранение документов, являющихся основанием для проведения операций в реестре, осуществляется в хронологическом порядке по дате приема документа и входящему номеру.
Хранение документов, явившихся основанием для внесения записей в реестр, осуществляется не менее трех лет с момента их поступления.
Хранение анкет зарегистрированных физических лиц осуществляется в файлах вместе с карточкой лицевого счета.
Документы, предоставленные в Общество для открытия лицевых счетов и внесения изменений в информацию лицевых счетов зарегистрированных юридических лиц, хранятся в файлах вместе с анкетой юридического лица и карточкой лицевого счета.
Анкета зарегистрированного лица хранится не менее трех лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.
Хранение документов системы ведения реестра осуществляется в сейфе или металлическом шкафу в закрытом помещении. Доступ к документам строго ограничен.
Хранение документов, являющихся основанием для проведения операций в реестре, осуществляется в хронологическом порядке по дате приема документа и входящему номеру.
Хранение документов, явившихся основанием для внесения записей в реестр, осуществляется не менее трех лет с момента их поступления.
Хранение анкет зарегистрированных физических лиц осуществляется в файлах вместе с карточкой лицевого счета.
Документы, предоставленные в Общество для открытия лицевых счетов и внесения изменений в информацию лицевых счетов зарегистрированных юридических лиц, хранятся в файлах вместе с анкетой юридического лица и карточкой лицевого счета.
Анкета зарегистрированного лица хранится не менее трех лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.
